تبحث ايجيبت وود عن موظف استقبال / سكرتير إداري يتمتع بالمهنية وحسن الاستقبال، للقيام بإدارة مكتب الاستقبال وتقديم الدعم الإداري الأساسي.وسيكون المرشح المثالي هو نقطة الاتصال الأولى للزوار، كما سيلعب دورًا مهمًا في الحفاظ على بيئة عمل منظمة وسلسة داخل المكتب.
Location: Gesr El Suez, Cairo
المسؤوليات الرئيسية:
- إدارة مكتب الاستقبال: استقبال الزوار، الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها، وإدارة البريد الوارد والصادر والتسليمات.
- الدعم الإداري: مساعدة فرق الموارد البشرية والإدارة في المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك الأرشفة، والمسح الضوئي، وإعداد الوثائق.
- تنسيق الاجتماعات: تنظيم غرف الاجتماعات، جدولة المواعيد، والتأكد من إعداد جميع المواد اللازمة للضيوف.
- الخدمات والتجهيزات المكتبية: متابعة وتوفير المستلزمات المكتبية بشكل مستمر (مثل الأدوات المكتبية، مستلزمات الضيافة وغيرها)، والتنسيق مع الجهات المختصة بأعمال الصيانة والخدمات المكتبية لضمان سير العمل بكفاءة وانتظام.
- إدخال البيانات: المساعدة في إدخال البيانات الأساسية على النظام والحفاظ على قوائم الاتصال المحدثة للعملاء والموردين.
المتطلبات:
- الخبرة: من 1 إلى 3 سنوات من الخبرة في وظيفة مشابه (موظف استقبال أو سكرتير).
- التواصل: مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
- الاحترافية: مظهر أنيق مع موقف إيجابي ومساعد.
- المهارات التقنية: إتقان مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook). معرفة بمعدات المكتب (الطابعات/الماسحات الضوئية).
- التنظيم: مهارات قوية في تعدد المهام والقدرة على العمل تحت الضغط في بيئة مكتبية مزدحمة.
- التعليم: درجة البكالوريوس في أي مجال ذي صلة.